documento Einsatzszenarien
Elektronische Signierung
Mit documento wird Output in PDF umgewandelt und digital signiert. Dazu verwenden wir Anbieter von elektronischen Signaturen wie beispielsweise die SuisseID.
Die signierten Dokumente werden elektronisch versendet und archiviert. Beliebte Ausgabearten sind E-Mail, IncaMail und das klassische PDF lokal abspeichern.
Steuern sie Ihren Dokumenten-Workflow flexibel und machen sie Ihren Output Multichannel-fähig
Arbeitsplatzdruck mit Archivierung
Für viele ist das Ziel einer firmenweiten, konsistenten und revisionssicheren Archivierung aller relevanten Geschäftsdokumente noch in weiter Ferne.
Nicht so mit der Arbeitsplatzlösung documento: Druckaufträge werden anwendungsübergreifend entgegengenommen und nach dem Ausdruck vollständig indiziert als PDF/A im elektronischen Archivsystem abgelegt.
Mit Anbindung an gängige Archivsysteme wie dg hyparchive archiviert documento alle relevante Ausgangspost automatisch und unter standardisierten Begriffen jederzeit abrufbar.
Druckverteilung
Verwalten Sie in Ihrer Unternehmung Drucker und Druckjobs zentral und nutzen Sie allen Finessen wie Schachtsteuerung, Justage und Beilagensteuerung. Dabei spielen Drucker-Hersteller und Druckermodell keine Rolle. Mit der Job-Historie haben Sie den Überblick über das Druckverhalten und können Nachdrucke auslösen. Auch lassen sich Druckjobs an eine zentrale Tagespost übergeben wodurch Sie Kosten senken und die Effizienz jedes einzelnen Mitarbeiters erhöhen können.
Welche Drucker zur Verfügung stehen, wie die Schachtsteuerung für den Rechnungsdruck mit Einzahlungsschein parametriert ist und viele weitere Einstellungen, lassen sich zentral für alle Clients vorgeben.
Email to Archive
E-Mails und deren Anhänge können mit dem Outlook Add-In in documento übernommen werden. Die so erzeugten PDFs können mit Informationen aus Ihren Fachanwendungen indiziert und als PDF/A Dokumente in einem elektronischen Archivsystem abgelegt werden.
Elektronische Signierung mit SuisseID
Mit documento werden Ausdrucke aus beliebigen Anwendungen wie Office, SAP oder Dynamics NAV in PDF umgewandelt und via SuisseID signiert. Diese signierten Dokumente werden, nach Ihren Vorgaben, elektronisch versendet und archiviert. Beliebte Ausgabearten sind E-Mail, IncaMail und das klassische PDF lokal abspeichern. Wie bei allen documento Verarbeitungen, können Sie das Dokument zusätzlich vollautomatisch in einem Archivsystem Ihrer Wahl ablegen lassen.
Scan to Archive
Mit documento können Sie die Scan-to-PDF Funktionalität Ihrer MFP einsetzen, um diese Geräte in vollwertige Workflow-Maschinen zu verwandeln. Durch Customizing der Workflows via documento Plugins können Sie die gescannten PDFs mit Informationen aus Ihren Fachanwendungen indizieren und als PDF/A Dokumente in einem revisionssicheren Archivsystem wie dg hyparchive ablegen.
Senden an Faxserver
Sie möchten alle Ihre ausgehenden Faxe nicht mehr von Ihrem Fax oder Multifunktionsgerät verschicken? Ihr ERP-System unterstützt eine Fax-Server Funktionalität nicht? Sie hätten gerne die Möglichkeit bei unterschiedlichen Faxen, wie z.B. Rechnungen oder Angeboten, unterschiedliche Beilagen automatisch mit zu versenden? Sie wären gerne in der Lage Ihre zu faxenden Dokumente mit individuellem Briefpapier zu unterlegen? Sie haben die Vorgabe immer nur das aktuellste Briefpapier zu verwenden?
Durch Printcom documento können Sie aus all Ihren Applikation, ERP-Systemen usw. alle Arten von Dokumenten als Fax über einen Fax-Server versenden. Es ist möglich automatisch Beilagen zu den jeweiligen Dokumenten beim Versand beizufügen. Zu all Ihren zu faxenden Dokumenten können Sie individuelles und jederzeit aktuelles Briefpapier unterlegen.
Kommunikation
Zahlreiche Versandkanäle wie Fax, SMS oder (S)FTP-Upload stehen zur Auswahl. Auch das Abspeichern in allen gängigen PDF-Formaten ist möglich.