Printcom Outlook Add-In
Verbindet Outlook mit Dokumenten-Workflows
Printcom Outlook Add-In ist die MS-Outlook Erweiterung, die es Ihnen ermöglicht alle Ihre Arbeits-Abläufe, die mit Ihren E-Mails im Zusammenhang stehen, weitestgehend zu automatisieren. Es gibt Ihnen nicht nur die Möglichkeit Ihre E-Mails und deren Anhänge mit einem Mausklick zu archivieren, Sie haben durch das Add-In in Kombination mit documento oder dem OMRmarker auch die Möglichkeit Prozesse zu automatisieren, bei denen Sie im Moment noch sehr viel manuelle Arbeiten verrichten müssen.
Funktionsweise
E-Mails und ihre Anhänge können unkompliziert an Workflows übergeben werden - beispielsweise zur elektronischen Archivierung. Das Outlook-Add bringt diese Workflows direkt ins Outlook Ribbon.
Workflow
1 - E-Mail
Der Mitarbeiter erhält eine E-Mail, die er zu der Fallakte im Archiv oder DMS hinzufügen möchte. Durch das Printcom Outlook Addin steht in Outlook der Menüpunkt „Archivierung“ zur Verfügung. Darüber startet der Mitarbeiter die Verarbeitung dieser E-Mail samt ihrer Anhänge.
2 - Übergabe an printcom documento
Das Printcom Outlook Addin erstellt aus der E-Mail und/oder dem Anhang eine PDF-Datei und übergibt diese an Printcom documento
3 - Archivieren
Das PDF kann anschließend über Printcom documento manuell über eine Eingabemaske indexiert und über den entsprechenden Workflow archiviert werden
Vorteile
Möglichkeit die E-Mails und deren Anhänge mit einem Mausklick via z.B. documento weiter zu verarbeiten
Automatisches konvertieren der E-Mail und den Anhängen als PDF
Auswahlmöglichkeit ob die E-Mail und die Anhänge als einzelne oder als eine gesamt PDF erzeugt werden
Unterstützte Formate der Anhänge: rtf, doc(x), xls(x), ppt(x) und alle gängigen Bildformate wie z.B. jpg, tif, png